「会社の会議の進行を任されることになったけど、どうすればいいかわからない…」
「会議のファシリテーションに向けて、準備やコツがあれば知りたい」
この記事は、そんな方へ向けて書いています。
こんにちは、02smwhereです。
本記事では、外資系コンサルティングファームでプロジェクトマネジメントの経験がある僕が、以下の手順に従い、会議のファシリテーターを担うコツをご紹介したいと思います。
- 会議の前の下準備
- 会議当日の司会進行
- 会議中の質疑応答
- 会議終了後のフォロー
司会進行役が会議の前にやるべき下準備の仕事とは
まずはじめに、 会議の参加者を把握し、 内容のトピックと目的の確認、事前情報を周知させるところから始めましょう。
最初はミーティングの目的をはっきりさせて、何のために集まってもらうのか確認します。
ディスカッションなのか、何を提案したり決定するのか、上司に意志確認や報告をするのかなど… 何のための会議かはっきりすると、その後のプロセスが明確になります。
会議の目的を把握したら、次はアジェンダと時間配分、会議を通じてなすべきゴールを考えていきます。
会議のアジェンダのうち、たとえ一部しか担当していなくても、全体を把握してからだと、ゴールがイメージしやすくなります。
その後、参加依頼をメンバーへ向けて、会議内容やアジェンダとともにメールなどで送信します。
以上のプロセスを通じて、会議のファシリテーターが下準備から作成すべきアウトプットは、以下のようになります。
- アジェンダ
- データやスライドの有無
- 参加メンバーとその役割
- ゴール目標（ToDoや決定事項など、会議の参加や発言にてコミットすべき内容）
会議当日のファシリテーターの司会進行の流れとは
基本的に下準備ができていれば、アジェンダとゴール目標に沿っていけば間違いないはずです。
まず会議のオープニングでは、全体のアジェンダをざっと紹介するとともに、以下の内容を説明します。
- 会議の趣旨やテーマの概要
- 決定すべきゴールの目標
- （定例的な会議であれば）どこのプロセスに位置しているか、前回のミーティングのおさらいなど
その後の進行では、用意したスライドやデータなどをもとに、プレゼンテーションや質疑応答を重ねていきます。
プレゼンで気をつけたい具体的な点は、以下の通りです。
- 相手がどんな知識や前提を持っているかを把握する
- スライドやデータの構成、見方を説明する
- メッセージラインを記載し、どこを何を話しているか明確にする
- 常に相手の理解度を確認しながら話す
複数のスライドにまたがって議論するときは、なるべく整理して論点を洗い出し、関連性を見出しならが、ひとつずつ正確に話すようにしましょう。
ロジカルでわかりやすいスライド作成方法については、以下の記事でもご説明しておりますので、合わせてぜひご参照ください。
合わせて読みたい>>>> パワポの資料作成を通じてロジカルな思考整理をするコツ
オープンとクローズドクエスチョンの使い分けが会議の質疑応答を乗り切るコツ
会議の進行においては、質疑応答は欠かせないでしょう。
苦手意識を持たずに乗り切るコツは、まず相手の質問の粒度を把握することです。
すぐに答えられる内容であれば良いのですが、確認する必要があるのであれば、時間も限られているので、ほとんどの場合は後に回しても構いません。
その際には、あとでメールや口頭で返答するのか、改めて会議を開いて報告するのかなど、具体的なタイムリミットを掲示すると、多くの人は納得してくれます。
また、会議によっては自分から相手に質問をする場合もあることでしょう。
その際には、相手の状況やタイミングは適切か、見極めてきちんと答えてもらえる環境を作るのがコツです。
さらに、質問にはOpenクエスチョンとClosedクエスチョンがあります。
Openクエスチョンは相手に回答を自由に丸投げする質問、Closedクエスチョンは自分が具体的な質問を投げかけて、相手にYesかNoで答えてもらう質問です。
一見、Openクエスチョンは質問者からすると楽に見えますが、自分が意図した返答が返って来ない可能性も否定できません。
例えばなにかを検索してもわからないのであれば、どこがどうわからないか、なるべくポイントを絞る必要があります。
一方で、Closedクエスチョンの場合は準備がある程度必要ですが、うまく使えば会議の場において、自分の知識をアピールするのに利用することもできます。
また、あらかじめ質問の趣旨や論点が明確なので、相手からも短時間で適切な答えが返ってくる可能性が高いです。
合わせて読みたい>>>> プレゼンを得意にするにはフレームワークの活用がコツ
会議後にはフォローを入れて司会進行は終了
会議の最後は、クロージングです。
会議を通じた結論やアクションを改めて復唱し、責任者を明確にしましょう。
決定事項やToDoを確認して、当初の目的であるゴールが果たせたか、全体の合意を取ります。
最後に次回の予定を確認して、会議本編は終了です。
以上が、企業における会議の司会進行役におけるファシリテーションの大まかな流れ出す。
本記事におけるタスクを順番にこなしていけば、大きな失敗をすることはないように思います。
また、会議の終了後には議事録を送付する必要があるかもしれません。
議事録も苦手意識を持っている方が多いですが、こちらも別記事にコツをまとめておりますので、ぜひ合わせてご参照ください。
合わせて読みたい>>>> 議事録の書き方のコツを会議の順を追って解説するよ