わかりやすい議事録の書き方の簡単なコツを会議の時系列で解説【質疑応答】

      2018/09/02


「会議の議事録を任されたけど、自信がないから何か簡単なコツが知りたい」
「誰にでもわかりやすい議事録の取り方を教えてほしい!」

この記事は、そんな方へ向けて書いています。

こんにちは、TEN(@02smwhere)です。

僕は大学院を卒業後、自動車メーカーに就職した後にわずか8か月で退職し、第二新卒で外資系コンサルティングファームへと転職しました。

本記事では、僕が外資系コンサルティングファームで働いていた中で学んだ、わかりやすい議事録の取り方についてご紹介します。

本記事のまとめ
  • 議事録を取る目的と記載すべき内容とは
  • 議事録をとるために会議の前後と会議中にすべきこと
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わかりやすい議事録には3つの要素を押さえれば簡単

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まずはじめに、仕事では何のために議事録を取るのでしょうか。

もちろん会議の内容によって、ボリュームやテンプレート、展開方法やその内容は大きく変わってくるでしょう。

 
しかし、たとえどんな議事録であっても、以下の3つの要素を網羅すれば、ほぼ完璧と考えて良いと思います。


・会議のアジェンダ
・決定事項と今後のToDo
・議事内容や質疑応答のメモ

アジェンダとは、会議で話す内容のトピックのことを指しています。

決定事項とToDoについては、会議後の議事録作成の際により詳しく説明します。

最後の議事内容についてですが、これは出席者の発言をそのままメモするわけではなく、要点を掻い摘んだ書きぶりが望ましいです。

 
いずれにせよ、基本的な5W1Hを抑えておけば、第三者から見て分かりにくい議事録になってしまうこともありません。

以降では、コンサルティングファームにおいて、特にプロジェクトマネジメントなどで用いる具体的な方法を、詳しく解説していきます。

 
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議事録を取るコツは会議前の下準備が重要

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議事録を楽に、かつクオリティの高いものを作るためには、事前準備が大切です

具体的には、会議のアジェンダを確認したり、会議資料を読みこむことから、議事録作成は始まっています。

 
まずアジェンダについてですが、パワーポイントや資料の序盤にあるものをそのままコピーするのが、最も早く正確かもしれません。

実際の会議も、アジェンダに沿った順番で行われることが多いので、粒度を見つつコピペして書いても、特に問題ないでしょう。

 
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実際の会議内容についてですが、事前では詳細に把握する必要はありません。

何のために会議が行われて、ゴールや議論のポイント、キーパーソンは誰なのか、予め理解しておけば十分です。

 
ですが、会議で登場する分かりにくい単語を調べておくことも大切です。

これには当日の会議資料だけではなく、過去の資料についても、非常に参考になることでしょう。

 
さらに、議事録はどの程度のクオリティで書けば良いのか、記述方法や文章のフォーマットは流用できそうか、会議の参加者の部署や名前は何かなど、過去の議事録から得るものはたくさんあります。

 
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会議参加中に議事録作成者がやるべきこととは

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会議中には、話題があちこちに行ったり来たりしてしまうような時間帯も、よくあることでしょう。

議事録では、会議の時系列に沿って、議論の流れがわかるような順番に並び替えつつ、質疑応答の論点をまとめて記述するのが大切です。

発言者の発言内容を一字一句書き起こすのではなく、整理してまとめるのが重要なのです。

 
もちろん、これを会議の参加中に行なうことは、慣れないうちには非常に難しいです。

そのため、誰がどのような内容を発言したのか、なるべく網羅的にメモすることをおすすめします。

どうしても理解できない点は印を付けておくなどして、あとから確認すると良いでしょう。

そして会議後に整理する際に、時系列で正しい流れに並び替えるのが、慣れないうちはベストな方法です。

 
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他にも、細かいテクニックは色々とあります。

以下は、僕が実際に使っていた方法です。

  • 紙の資料に直接書き込み、後から電子化する
  • 会議の座席表を使って発言者を把握する
  • エクセルの列に発言者や部署で分けて記述する
  • メモ帳アプリでTabキーやスペースキーを使ってインデントを付ける
  • 参加者の名前や議事内容の専門用語を略称で書く
  • ★や※などの記号を用いて後から正規表現の改行やタブに置換する

パソコンのショートカットキーなど、細かい操作については慣れが必要だと思います。

いずれにせよ、自分が最もパフォーマンスを発揮しやすい形で勝負するべきです。

会議中はいかに作業スピードを高め、議論に置いていかれないかが大切になってきます。

 
念押ししておくと、議事録の内容がわからなかったり、書き漏れがあるのが一番困ります!

そのため、議事録係が遠慮なく会議を止めて、質問してしまっても構いません。

 
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会議終了後に質疑応答を整理した議事録を作成するコツとは

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また、議事録には決定事項とToDoを記す必要があります。

 
決定事項とは、「今回の計画はこういう方針で進めていく」など、参加者全員に関わるような内容を指します。

一方でToDoとは、「何々ができるかどうか誰々に調整する」など、会議中に発生し、今後対応しなくてはならないタスクを指します。

注意したいのが、まだ事柄が完了していない、会議の中で発生したToDoとし、会議前から決まっていたことは書かないことです。

 
決定事項とToDoは、トラブルを避ける意味でも証拠に残す形で、責任者と内容を明確にすることが求められます。

後続のプロジェクト全体の進捗にも関わるくらい、議事録の中で一番といっても良いほど、大切なものです。

したがって議事録係は、会議の最後に決定事項とToDoを復唱することが多いです。

 
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実際に会議を終えた後には、議事録として文章としてまとめる作業に入ってきます。

議事メモや質疑応答については、似たような文言はまとめ、時系列順に並び替えていきましょう。

 
アジェンダに沿って、内容が構造的になることを心がけ、インデントを付けるなどして、わかりやすく記述していきます。

特に質疑応答については、発言者を明確にしておき、質問内容とその答えをきちんと記しておくと、後々のトラブルを防ぐことができます。

 
ここまで色々と書いてきましたが、具体的な文章の最終的なイメージがわからない人は、以下の本を読んでみると良いでしょう。

文章を構造化して書く方法、相手に伝わりやすい日本語の書き方を、網羅的に学ぶことができます。

参加者や関係者に議事録を展開する

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議事録が出来上がったら、会議の参加者だけでなく、プロジェクトの関係者にも送付します。

今一度、内容に間違いないか確認した上で、必要に応じてマネージャーに確認してもらった上、共有しましょう。

 
議事録を展開する際には、作成した文書だけではなくて、会議に使用した資料も一緒に共有すると、喜ばれることがあります。

余談ですが、懇親会などの非業務のことは、議事録には書かないようにしましょう。

 
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議事録を展開するのは、なるべく早く、出来れば会議当日に送ってしまうのが無難です。

議事録だけではなく、会議で使うパワーポイントのスライドなども、時間をかけずに作成することが求められます。

本記事を参考にすれば、議事録作成のスピードアップが望めることでしょう。

どうしても慣れは必要になりますが、慣れれば決して難しいことではないので、気長に取り組みましょう。

 
また、議事録のテンプレートがない場合は、WordやEvernoteのテンプレートがあちこちに落ちています。

パワーポイントもそうですが、自分が気に入った資料は積極的にダウンロードするなど、日頃から参考になる文章を集める癖をつけると良いです。

 
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