電話やSNS通知をやめると生産性は倍になる

      2017/12/10


「最近は残業も厳しいし、仕事を早く終わらせる方法が知りたい」
「仕事の電話応対がうまくできずに困っている」

この記事は、そんな方へ向けて書いています。

こんにちは、ノマドのTEN(@02smwhere)です。

コンサルのプロジェクトに入ると、色々なメールがバンバン飛んできます。

それだけの量があると、果たして今なんの会話をしているのか? 自分がどんな返信をしたのか?
後を追うことが難しくなってしまいそうですね。

本記事のまとめ
  • 仕事の生産性を高める方法がわかる
  • ビジネスにとって電話が悪影響な理由がわかる

皆さんにとって、仕事で最も使うツールとは何でしょうか?

外資系コンサルティングファームで働いていた僕にとって、最も使用頻度が高かったツール…
それはまさに、ExcelPowerpointに間違いありません!!

学生のときから使ってるけど?なんて声が聞こえてきそうですが、それほど甘くはありません。

ショートカットキー、Altキーからのメニュー、マウスを使わない操作方法、きれいなレポートを作るお作法…

とにかく、昔から慣れ親しんだソフトであっても、その機能の一部しか使っていなかったことが学べました。

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次いで使っていたのが、SkypeOutlookなどのコミュニケーションツールです。

そして、それらのコミュニケーションツールを利用して、ミーティングはオンライン(テレビ電話)で行われる事が多いです!!

居場所が違うプロジェクトメンバー、海外の拠点にいる人、さらには違う会社のクライアントや取引先など、オンライン会議を行う回数は圧倒的に増えています。

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仕事のコミュニケーションのとり方は変わっていく

Pexels photo 209634

さて、これが一昔前のビジネスだとどうだったでしょうか。

とりあえず、メールなんて便利なものがなかった場合は、封書や電話が基本だったのではないかと予想されますね。

今でも電話という文化は残っています。

とはいえ、最近の新入社員などは、この電話というものが非常に苦手なようですね。

以下、新入社員が電話を取れない意外な理由- ダイヤモンド・オンライン – より

新入社員研修や就職支援をしていると分かりますが、驚くほど電話対応が苦手な若者が増えています。それも電話対応自体が苦手というだけでなく、電話に出ること自体が苦手という声も聞きます。

電話対応、僕も苦手なんですよね…

相手の顔や表情が見れないし、そもそも相手は自分からアクションを起こして電話してきているのに、こっちは完全に不意打ちなわけじゃないですか。

一方的なタイミングで要件を伝えられるので、電話を受ける側は内容を受け取る準備が出来ていないことが多いです。

また、用事があって電話してきている分、かけた人の期待値が高くなりやすいため、電話を受ける側は下手な対応もできないんですよね。

 

 
しかも、いざ電話に出てみたら、ぜんっぜん大した事じゃない内容だった時はドン引きです。

 
そもそも電話って、自分の時間と相手の時間が同じ価値であることが前提の、一方的なコミュニケーションだと思うんですよね。

もしかしたら相手は、十年ぶりに会う友達と久しぶりに過ごしているかもしれない。

大事なプレゼンに向けた資料の構成を練っている真っ最中かもしれない。

そんな最中に、他人の都合で時間に水を刺されたり、せっかくの作業の集中力が途切れたりするのは、いい迷惑です。

 
ビジネスマンじゃなくても、話は一緒です。

例えば集中して勉強している最中に、グループLINEの通知がなりまくったらどうですか?
うざくないですか?

 

Slackって知ってる・・・?


 

そんな僕ですが、最近フリーランスでWeb系の仕事を受けるようになって、Slackというツールを使うようになったんですね。

Slackとは、最近のスタートアップやIT企業ではメインで使われているコミュニケーションツールのことです。

簡単に言うと、個人やグループでチャットでメッセージをやりとりしたり、ファイルを送信したり、Googleなど他のサービスと接続したり、色々なことができるツールになります。

まあ詳しい説明は他に譲るとして、その結果気づいたのが、余計な通知をなくすことで、仕事の効率が向上した!
ということです。


作業の一段落したときに、Slackを覗いてみる。
自分に関係のあるメッセージだけ返信し、作業ファイルを送る。
過去のやりとりがわからなくなったら検索をかけて、参照する。
気分転換に、他のグループメッセージを見てみる。

他人の一方的な時間の強制もなく、自分が最も効率的に作業ができる環境というものに、感動すら覚えました!

近いうちに日本語化もされるということで、今後は日本企業においても幅広く利用されていくことでしょう!

その時に、いくらツールが便利であっても、生産性を高められる使い方ができないと、意味が無いと思いますがね。

 

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余計なコミュニケーションや通知を断ち切り、自分の時間を生きよう

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これは僕の完全な予想ですが、今後の企業におけるコミュニケーションは、Slackのようなツールで行われることが基本になっていくのではないかと思います。

 
古い時代までの慣習であった、電話に固執する必要なんてまったくなく、むしろ生産性を下げる旧世代の遺物として、淘汰されていってしまう気がします。

それほどまでに、電話による相手の時間の一方的な強奪の罪深さが年々増しているほど、現代のビジネスはスピード感が求められています。

 
例えば、昔は封書だから一週間で書類を届ければよかったものの、今はメールで即日送らなければならないなど、取引先どうしの期待値の基本が高まっているからです。

LINEなどのSNSにおける通知も同じです。

スマートフォンが鳴ってバイブが震えるだけで、内容が気になる、集中力が切れる、、、

はっきり言って、そんなに緊急性の高いコミュニケーションなんて、ほとんどないに等しいはずなんですよ。

 
Slackの導入などが進んでいない今、僕達個人の出来ることは、これしかありません。

電話に出ない!SNSの通知を切る!

最初は落ち着かないかもしれませんが、それは自分がまだ集中しきれていない証拠です。

勉強にしろ、仕事にしろ、一旦エンジンが温まってくると、いかに生産性が高まっているか、実感できるはずですよ。

 
思い切って、スマホの電源をオフにして、パソコンのSkypeをオフラインにして、作業してみてはいかがでしょうか?
 
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