パワポの資料作成とプレゼンを思考整理のメリットにするコツとは

      2018/08/31


「パワーポイントでスライドを作るためのコツが知りたい!」
「頭の中身を整理したり、構造化してロジックを組み立てたい」

この記事は、そんな方へ向けて書いています。

こんにちは、デジタルノマドのTEN(@02smwhere)です。

外資系コンサルティングファームで働いていた僕は、パワーポイントを使ってプレゼンの準備をする機会が非常に多くありました。

 
そこで本記事では、苦手意識を持っている人も多いパワーポイントの資料作成について、自分の思考整理にも役立てる方法をご紹介します。

本記事のまとめ
  • ロジカルなパワポのプレゼン資料作成のコツ
  • 資料作成のタスクが思考整理に役立つ理由
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パワポのプレゼンで資料をまとめるコツ

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パワーポイントの資料作成というタスクについてですが、資料作成そのものを目的にしてしまってはいけません。

プレゼンに使うスライドは、あくまでコミュニケーションの手段の一つと捉えるべきです。

 
そのため、スライドを使ってどのようなことを伝えたいのか、どのようなシチュエーションで使用されるのか、イメージを持ってタスクに当たる必要があります。

 
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外資系コンサルティングファームのスライド作成では、よくKISSの法則が用いられます。

KISSとは、”keep it simple and short“の略語です。

つまり、1スライドについて1メッセージまで、情報を絞って表現すべしという考え方を示しています。

詳しくはこちらの記事で解説しています。

 
1スライドで何でも説明しようとすると、聞いている方は結局何が言いたいのかわからなくなってしまいます。

そこで、メッセージを一つに絞ってスライド一つに役割をもたせ、そのメッセージを補填する形で図やイメージを構築していく・・・というのがKISSのスライド作成方法です。

 
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同時に考えるべきが、Look and Feel、つまり視覚への追求の仕方や、スライド全体の整合・統一性です。

例えば、そのスライドを用いてどのようにプレゼンをするのか、考えてみましょう。

 
プレゼンは会議室で少人数を相手に行なうのか?

大講堂で大人数に向けた公演をするのか?

商談のために一対一で説明するのか?

プロジェクターで投影して見せるのか?

紙で配って欠席者にも読ませるのか?

 
これらそれぞれのシチュエーションによって、用意すべきスライドの雰囲気や形式が変わってきます。

 
わかりやすい例だと、アップルの新商品発売のプレゼンテーションでは、無駄な文字が一切排除されています。

プロダクトそのものや、重要なデータの数字など、本当に必要な情報だけに絞ったスライドになっています。

 
あれはまさに、典型的な魅せるためのスライドです。

逆に考えてみると、印刷されたアップル社のスライドだけを見ると、何が言いたいのかさっぱりわからないことでしょう。

 
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ロジカルに思考整理されたプレゼン資料の作成方法

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では、実際にスライドを作成するコツとは何なのでしょうか。

相手を納得させるためには、自分自身がロジカルな理論を組み立てて、それを視覚的に示し、口に出して説明する必要があります。

そのために、ロジカルシンキングを用いて、理論武装をする必要があるのですが、これにもパワポのスライド作成が役に立ちます。

 
具体的には上図で示すように、Why so? So what?の関係で成り立つ、メッセージとボディの関係を考慮してスライドを作ると良いでしょう。

メッセージラインには、「事実」もしくは「意見」を目的に応じて使い分けながら、シンプルで伝わりやすい一文を書きます。

 
良い例としては、「〜数は〜年をピークに減少している」などのように、数字に基づいた事実がわかりやすいメッセージです。

逆に悪い例としては、「〜数の推移は以下の通り」のように、ボディのデータや相手の印象に丸投げしてしまって、結局何が言いたいのかぼんやりしているものは、あまり好まれません。

 
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メッセージラインに続くボディーには、表や定性的な情報、集計結果、特定の数値を記載すると良いでしょう。

以下に、よく用いられるボディの要素を示しておきます。

表:並べる順番に意味をつける、単位や左右を揃える、重要な部分はハイライトするなど工夫ができる

グラフ:ボリューム、構成比、トレンド、推移、傾向などを視覚的に示せる

概念図:情報の流れ、階層、フレームワーク、フローチャート、循環、ピラミッド、関係図(拡散・集約)、分数、重なりなど、人間の思考を整理できる

テキスト:考え方、ロジックなどの提言内容を強調したり、箇条書きや他の表現を組み合わせるてグラフの補助をするなど、日本語でダイレクト・明確に他の要素と相乗効果が狙える

どの要素においても重要なことは、情報の網羅性(MECE、もれなくダブりなく)を持たせることです。

スライドで一番重要なメッセージラインに対応するように、情報を補助する形でボディを連携させます。

 
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プレゼン資料作成が思考整理や構造化に役に立つ理由とは

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いずれにおいても、まずはいきなりパソコンに向かうのではなく、答えるべき問を考え、紙やホワイトボードに書き出してみることです。

幸いにもパワーポイントの機能を使えば、後からスライドの順番を前後させて構造化したり、流れやシナリオを考え直すことが可能なので、手書き→パソコンの流れを崩さないことをおすすめします。

このプロセスこそが、まさにプレゼン資料作成というタスクを通じて、自分自身の思考整理や構造化に役に立つ最大の理由です。

 
一度紙に書き出してしまえば、あとはパソコンからパワーポイントのスライドにしていくだけなので、1メッセージごとの作成は比較的容易いはずです。

そしてパワーポイントでは、各ページごとに入れ替えて移動することが可能なので、パワーポイントに起こした後にストーリーを組み換えることができます。

 
初めに結論を言ってしまうのが良いか?

データや事実を列挙していったあとにプロダクトを示すべきか?

 
など、使用するスライドや伝えたいメッセージがきちんとできていれば、後から使いまわしたり、相手に応じて調整することは簡単です。

なんだかインパクトが弱いかな?と感じたならば、スライドそのものをいじるのではなく、ページを入れ替えることで改善ができないか考えてみましょう。

 
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思考整理のためにもプレゼン資料作成は積極的にこなすべき

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本記事では、パワーポイントのスライド作成というタスクを通じて、結果的に思考を整理したり、メッセージを構造化することに役立つ理由をご紹介しました。

 
もちろん資料作成だけではなく、プレゼンそのもので相手に説明することは、自分のためにもなります。

人へ教えることを通じて、事実関係をデータ調査し、ロジカルなストーリーの道筋をつけることにも繋がります。

相手からの質問を通じて、自分だけでは気づけなかった盲点にも気づくこともできるでしょう。

 
パワーポイントでプレゼン…と聞くと、どうしても億劫になってしまいますが、非常に効率の良い思考整理の方法であることも事実です。

仕事でこのような機会が与えられたのであれば、ぜひ積極的に取り組んでみてください。

 
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