パワーポイントでプレゼン発表用スライドを爆速で作るコツ 

      2018/09/09


「パワーポイントで発表するのがが苦手…」
「プレゼン用のわかりやすいスライドを作りたい!」

この記事は、そんな方へ向けて書いています。

こんにちは、TEN(@02smwhere)です。

僕は外資系コンサルティングファームで働いていたため、パワーポイントを使ってプレゼンする機会が非常に多くありました。

そこで本記事では、そんな僕がスライドを爆速で作るコツをご紹介します。

どんなスライドでも、基本的にこのやり方に沿って作っていけば、より短時間で高品質なものが作れることでしょう。

本記事で得られるもの
  • パワポで素早く資料を作るコツが分かる
  • 説得力のあるスライドの構造が理論的に理解できる
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早くスライドを作る秘訣は初めからパソコンを触らないのがコツ

Pexels photo 267491

はじめに、素早く説得力のあるスライドを作りたいと思った場合。

まず、今すぐパソコンを閉じて、紙とペンを用意してください!

 
なぜならば、紙とペンで下書きをすることで、いくら失敗してもやり直せるからです。

作業が遅い人の癖として、考えもなしにいきなりパワーポイントを触ってしまう癖があります。

そもそもスライドは、あくまでプレゼンにおける道具の一つに過ぎません。

パソコンに手をつけるよりもまず先に、紙とペンで以下のことを考えましょう。

①プレゼンテーションを通じて、相手に何を伝えたいのか?

②そのためにどんなスライドを用意しなければならないか?

一見遠回りのようですが、最初のうちは文言含めていくらでも書き直しができるので、結果としては最速でスライドが出来上がります。

 
多くの場合、この作業を飛ばしてしまい、いきなりスライドを作ってしまうため、何をプレゼンすべきか自分でもわからなくなるのです。

結果として、本番でテンパってしまったり、何を伝えたいのかわからない、ぼんやりとしたプレゼンになってしまいます。

まず紙とペンで手書きのメモを作成し、それをパソコンでパワーポイントに落とし込んでいくイメージです。

過去のプレゼン資料や議事録があるならば、それを有効活用するのも賢い方法でしょう。

 
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KISSの法則でプレゼンのスライド構造を組み立てる

StockSnap GQ1ZPF01BL

さて、紙とペンでまず何から書き始めるか?

それはアジェンダです。

要は、プレゼンの流れを一通り書き出して見るのです。

具体例としては、こんな感じでしょうか。

● 背景や導入
● 結論
● 根拠A
 ◯ Aを裏付けるデータ
   ・データ1
   ・データ2
● 根拠B
 ◯ Bを裏付けるデータ
   ・データ3

などなど…

段落を付ける形で、まずストーリーを組んでみるのです。

そして書き出してみた一つ一つの文言が、作成すべきスライド1ページの粒度になります。

 
Kristina flour 185592 unsplash

このようにスライドを構造化して、分解したり組み立てたりするのに役に立つのが、KISSの法則です。

 
KISSとは、”keep it simple and short“の略語です。

つまり、1スライドについて1メッセージまで、情報を絞って表現すべしという考え方。

例えば上の例で言うと、関係のないデータ2とデータ3が同じスライドにあってはいけません。

さらに言うと、結論のページには背景や具体的なデータなどの記載をせずに、本当に伝えたいことにのみ絞ったスライドを作成すべきなのです。

 
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プレゼンにおいてスライドを用いるべきシチュエーションを考える

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次に、そのスライドを用いてどのようにプレゼンをするか考えましょう。

 
①プレゼンは会議室で少人数を相手に行なうのか?

②大講堂で大人数に向けた公演をするのか?

③商談のために一対一で説明するのか?

これらそれぞれのシチュエーションによって、用意すべきスライドが変わってきます。

具体的には、プロジェクターで投影して見せるスライドか?

それとも紙で配って読ませるスライドか?

などの状況をイメージして考えましょう。

 
例を挙げると、アップルの新商品発売のプレゼンテーション。

あれは典型的な、見せるためのスライドです。

細かい文字などが一切なく、プロダクトや数字一つなど、本当に必要な情報だけに絞ったスライドになっていますね。

 
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一方で、よくコンサルタントが作るようなスライドは、ページに文字やデータがびっしりと詰め込まれています。

これは、コンサルタントの作るスライドは成果物としてクライアントに納品するものであり、何度も後から見返して、じっくり読み込んで議論するためのものだからです。

(データをびっしりと埋めることで、クライアントに対してスゴイ!と思わせることができる心理的な戦法があることも否めませんが…)

 
どちらにせよ言えることは、スライドは相手の視覚へ直接訴えることが目的です。

プレゼンテーション全体を通じて、スライドのどの位置にどんな粒度のメッセージを置くか?

色やフォントの大きさを含め、整合性や統一感を出すことも非常に大切です。

 
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メッセージラインとボディのロジカルな関係を作成する

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まだ、パソコンを開いてはいけません。

紙を横長に置いて、手書きでこの図のフォーマットを考えましょう。

初めに書くべきは、メッセージラインと呼ばれるものです。

タイトルとメッセージラインは別なので、注意してください。

 
メッセージラインとは、このスライド1ページを通して伝えたい結論のことです。

どんなスライドであっても、まずはメッセージラインを主役に据えて考えて、内容を構成していきます。

 
文言としては、なるべくシンプルで伝わりやすいものを心がけます。

“事実”もしくは“意見”を、目的に応じて使い分けて書くようにしましょう。

良い例としては、“〜数は〜年をピークに減少している”であったり、“〜改善のために〜をすべきとご提案します”など、スライドで言いたいことが明確なメッセージです。

 
逆に悪い例としては、“〜数の推移は以下の通り”のように、後続のボディやスライドに結論を丸投げするような文言です。

「グラフの推移は見ればわかるけど、どういう視点でデータを見れば良いのか?」

「結局何を言いたいのか?」

などの疑問が持たれてしまうと、結果としてふわっとした印象になってしまいます。

スライドの大半を占めるボディにメッセージラインの補助をさせる

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さて、メッセージラインができた後は、ボディ部分に移ります。

ボディはページの大半の面積を占めており、一見すると非常に重要なコンテンツに見えがちですが、違います。

あくまでメッセージラインと一対一で結びついていて、メインを補助するサブ的な役割を担うに過ぎません。

 
まずスライドで示すべき、または答えるべき問いをメッセージラインで述べて、それをボディで保管するのが、わかりやすいスライドの構造です。

もしもメッセージラインとボディのデータが結びつかないのであれば、スライドの構造から考え直す必要があります。

 

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これを外資系コンサルティングファームでは、Why so? So what?の関係と言います。

Why so?とは、メッセージラインが伝えたことについて、なぜそう思うのかをボディが補完する関係のことです。

So what?とは、ボディが示しているデータについて、それから何が言いたいのか、メッセージラインでまとめている関係です。

さて、ボディにはどのようなコンテンツやデータを用い入るべきなのでしょう。

これは表を使ったり、定性的な情報の文言、データの集計結果や特定の数値を書くと良いでしょう。

 
大事なのは、適切な粒度で、情報に網羅性を持たせることです。

 
以下に、各コンテンツの有効なシーンや、網羅性を持たせるコツをまとめていきます。

表:並べる順番に意味をつける、単位や左右を揃える、重要な部分はハイライトするなど工夫ができる

グラフ:ボリューム、構成比、トレンド、推移、傾向などを視覚的に示せる

概念図:情報の流れ、階層、フレームワーク、フローチャート、循環、ピラミッド、関係図(拡散・集約)、分数、重なりなど、人間の思考を整理できる

テキスト:考え方、ロジックなどの提言内容を強調したり、箇条書きや他の表現を組み合わせるてグラフの補助をするなど、日本語でダイレクト・明確に他の要素と相乗効果が狙える

特にテキストは、ダイレクトかつ明確に、相乗効果を狙うことができます。

ただし文字だらけにならないように、概念図や表もうまく使って、視覚への負担を減らしましょう。

 
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紙とペンをパソコンに持ち替えて電子データ化する

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ここまでできたら、初めてパソコンを立ち上げて、パワーポイントを触っていきます。

メッセージラインとボディの関係、文言の修正や用いる具体的なデータの選定ができていれば、やるべきことはひたすら電子データ化していくだけなので、かなり楽に作業できるはずです。

この方法では、パソコンに触る時間が減るように感じるため、一見すると遠回りに見えます。

しかし、実は自分で言いたいことを整理したり、時間のかかるパワーポイントの作業から無駄を省くことができるため、最も近道な方法なのです。

 
それでもパソコンを触り始めてみると、色使いやフォーマット、レイアウトのデザインに時間がかかることもあります。

おすすめの方法として、普段から自分自身がわかりやすい!と感じたスライドをひたすら保存しておくクセをつけると良いでしょう。

仕事でフォーマットが決まっている場合もあるでしょうが、Slideshareや他人のプレゼンなどで、自分がわかりやすいと感じたスライドを撮っておくのです。

するといずれ、どういった色やフォントが読みやすいのかがわかってくるはずです。

丸パクリはNGですが、是非ともプレゼンの上手い先輩などを参考にして、少しでも近づけるようにトライアンドエラーを重ねてみましょう。

喋り方はすぐには真似できませんが、スライドを真似するのはすぐに出来るはずです。

 

コツさえ掴めばプレゼンスライドは爆速で作れるようになる

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本記事でお伝えした手法を使えば、パソコンの前で唸っていた時間を圧倒的に短縮し、スライドを爆速で作成することができます。


  • いきなりパソコンを触らないこと
  • 紙とペンを使って考え始めること
  • ロジカルに構造化した下書きを考えること
  • メッセージラインとボディの関係を意識すること
  • 自分が良いと感じたスライドを普段から保存しておくこと

以上のステップによって、より論理的で見やすいスライドを素早く生み出せるようになるでしょう。

慣れれば誰でも出来るようになるので、まずは一つずつ丁寧にステップを踏んでいって、場数をこなすことから始めましょう。

 
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